일본 IT경력을 KOSA에 신고해서 경력증명서를 발급받기 까지

 

第21号_書式_勤務経歴確認書.doc

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제21호_서식_근무경력확인서.doc

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宣言書_jp.docx

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宣言書_kr.docx

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宣言書(雇用保険履歴)_jp.docx

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宣言書(雇用保険履歴)_kr.docx

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[2021/03/20 추가]

아래 내용은 2019년 기준 경험담이며 댓글로 질문해도 현재는 부정확할 가능성이 많습니다.

일개 개인 블로그 내용이므로 사전 공지 없이 블로그 또는 기사를 삭제할 수 있습니다.

 

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일본에서의 IT 경력을 KOSA(한국소프트웨어산업협회)에서 경력관리 신고를 해서 완료받기 까지를 정리 해 보았습니다.

참고로 저는 최근 6년 이상을 자사 개발을 중심으로 업무를 해 왔던지라 근무경력에 대해서만 신고하였습니다.

 

일본에서 해야 할 것

일단 경력 증빙을 위한 서류를 모두 일본에서 준비합니다.

1. 서류를 준비한다

1-1. 공통

본인이 거주했던 지역의 할로 워크에서 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(雇用保険被保険者資格取得届出確認照会回答書)를 재직했던 회사 별로 모두 발급받습니다.

 

이 회답서는 무조건 1장에 하나의 회사 내용만 실려있으며(만약에 4개 회사에 재직했으면 4장이 필요함), 할로 워크에 문의 시에는 재류카드(또는 마이넘버 카드)와 고용보험 피보험자증이 필요합니다. 참고로 고용보험 피보험자증은 회사 퇴직 시에 회사에서 돌려주는 것이며, 전직을 여러 번 하다 보면 여러 장 받게 되는데 본인의 피보험자 번호를 확인하기 위한 것뿐이므로 한 장만 가지고 있으면 문제없습니다.

 

회답서를 발급받는 것은 무료이므로 넉넉하게 회사당 2장씩 발급받으면 좋습니다. 그리고 이 회답서에 딱히 할로 워크의 직인 같은 것은 없는데 발급일이 공란으로 수기로 쓰도록 되어 있기 때문에 해당 날짜를 담당자에게 기입해 달라고 하면 됩니다.

 

참고로 회사 이름이 바뀌었을 경우엔 재직 시의 회사 이름이 아닌 현재의 바뀐 회사 이름이 회답서에 찍혀 나옵니다.

 

1-2. 회사가 영업 중일 경우

근무처 경력확인서를 작성해서 회사의 직인과 담당자의 연락처를 기입해 받습니다.

 

소프트웨어 기술자 경력관리시스템에서 사용하는 "근무처 경력확인서 별지 제21호" 서식을 일본어로 번역 한 다음에 기입 항목을 본인 사정에 맞춰 채웁니다. 그리고 재직했던 회사의 담당자에게 연락하여 회사 직인과 담당자의 이름, 부서, 연락처를 기입해서 돌려받습니다. 또한 재직 기간은 반드시 년월일을 모두 입사일/퇴사일을 기준으로 정확히 기입합니다(고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서와 일치해야 합니다).

 

퇴직 시에 퇴직증명서와는 별도로 해당 포맷을 준비해 필요사항을 모두 기입한 다음에 인사부나 총무부 등에 요구하면 퇴직일에 맞추어 발행해 주는 경우도 많으므로 퇴직하기 전부터 준비해서 담당자에게 의뢰하는 것이 좋습니다. 회사에 따라서는 별도 서류 청구 시에 품의서 작성 및 상사의 허가가 필요한 경우도 있으므로 퇴직하기 전부터 부지런히 알아봅시다.

 

저의 경우엔 2개의 회사는 퇴직하는 타이밍에서 근무경력 확인서의 직인 및 확인을 의뢰하였으나, 1개의 회사는 퇴직 후 5년 이상이 경과한 상태에서 회사의 담당자에게 연락하여 직인과 확인을 받기도 했습니다. 일본의 노동법 상 퇴직자가 해당 회사의 근무경력을 인정받으려 할 때 거부할 수 없도록 되어 있기 때문에 공손히 부탁한다면 대부분의 회사는 대응해 줄 것이라 생각합니다. 그리고 만약 이미 퇴직한 회사에 직접 방문해서 서류를 받을 경우엔 빈손으로는 가지 않는 것이 좋습니다. 우편으로 서류를 보내서 반송을 부탁하는 방법도 있으나 대부분의 일본 회사는 이와 같은 한국식 근무경력 확인서라는 서류를 처음 본 지라 담당자 부분을 빈칸인 채로 돌려보내거나 하는 경우도 있으니(퇴직일에 직인만 찍혀 있고 기입 필수 항목이 공란인 서류를 돌려받고 담당에게 재차 수정 요청을 한 경험 있음) 가급적 직접 방문하여 담당자가 제대로 작성했는지, 빈칸은 없는지 확인하는 것이 좋다고 생각합니다.

 

1-3. 회사가 이미 폐업했을 경우

 

근무기간에 대한 증빙서류는 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서의 가입이력으로 확인 가능합니다만, KOSA에서는 아무리 IT회사에서 재직하였다 할지라도 IT업무(기술개발업무)에 종사하였다는 증빙서류가 없을 경우에는 기술자 신고가 되지 않습니다.

 

이미 폐업한 것이 확실하며 관계자에게 연락도 닿지 않을 경우에는 업무내용이 기입되어 있는 고용계약서(물론 업무내용에는 개발업무 등이 기입되어 있어야 함)로 기술자 신고가 가능하다고 합니다.

 

2. 아포스티유 공증을 받는다

1에서 준비한 서류들을 각각 선언서(일문)를 첨부해서 공증사무소(公証役場)에서 공증을 받습니다.

아포스티유에 대한 설명은 생략합니다.

 

일본의 공증사무소 일람

公証役場一覧 | 日本公証人連合会

제가 아포스티유 공증을 받을 때 준비한 서류 구성의 예입니다.

 

# 고용보험 이력에 대한 서류(4장 세트)

(1장째) A, B, C사의 고용보험 피보험자 자격 취득이 진실된 것이며 해당 가입기간이 근무기간임을 선언하는 선언서(일문)

(2장째) A사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

(3장째) B사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

(4장째) C사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

 

# A사의 근무경력 확인에 대한 서류(2장 세트)

(1장째) A사에게서 받은 근무경력 확인서가 진실된 것임을 선언하는 선언서(일문)

(2장째) A사의 근무경력 확인서(일문)

 

이하 근무한 회사별로 서류가 있는 한 무한 증식합니다...

 

참고로 어차피 한국에서 번역 공증을 받아야 하므로 일본에서는 일본어 서류만 가지고 공증을 진행합니다. 일본어 문서의 아포스티유 공증은 건당 약 5500엔이며 한국어 등 외국어가 섞여 있으면 외국어 옵션이 붙어서 건당 공증비가 11000엔으로 2배가 되므로 꼭 일본어 문서만 공증받습니다.

 

한국에서 해야 할 것

1. 일본에서 아포스티유 공증을 받은 서류의 번역 공증을 받는다

번역 공증 전문 사무소에서 번역 공증을 받습니다.

일본에서의 경력을 본인이 공증받으러 가는 것이기 때문에 기본 번역은 다 제가 하고 번역 공증 담당자의 확인 및 수정 후 번역 공증을 받을 서류를 준비하였습니다.

 

아래가 제가 번역 공증을 받을 때 준비한 서류 구성의 예입니다.

 

참고로 한국어 번역본을 준비할 경우는 본인이 선언하고 공증받은 서류뿐만 아니라 일본의 아포스티유 공증 관련 문서 부분도 한국어 번역본이 필요하므로 미리 준비합니다.

 

# 고용보험 이력에 대한 서류(10장 세트)

<---- 여기부터 한국어 번역본 ----

(1장째) A, B, C사의 고용보험 피보험자 자격 취득이 진실된 것이며 해당 가입기간이 정당한 근무기간임을 선언하는 선언서의 한국어 번역본

(2장째) A사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서의 한국어 번역본

(3장째) B사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서의 한국어 번역본

(4장째) C사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서의 한국어 번역본

(5장째) 아포스티유 공증 관련 문서의 한국어 번역본

---- 여기까지 한국어 번역본 ---->

 

<---- 여기부터 일본에서 아포스티유 공증을 받은 문서의 원본 ----

(6장째) A, B, C사의 고용보험 피보험자 자격 취득이 진실된 것이며 해당 가입기간이 근무기간임을 선언하는 선언서(일문)

(7장째) A사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

(8장째) B사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

(9장째) C사의 고용보험 피보험자 자격 취득 신청 확인 회답서(일문)

(10장째) 아포스티유 공증 관련 문서(일문)

---- 여기까지 일본에서 아포스티유 공증을 받은 문서의 원본 ---->

 

# A사의 근무경력 확인에 대한 서류(6장 세트)

<---- 여기부터 한국어 번역본 ----

(1장째) A사에게서 받은 근무경력 확인서가 진실된 것임을 선언하는 선언서의 한국어 번역본

(2장째) A사의 근무경력 확인서의 한국어 번역본

(3장째) 아포스티유 공증 관련 문서의 한국어 번역본

---- 여기까지 한국어 번역본 ---->

 

<---- 여기부터 일본에서 아포스티유 공증을 받은 문서의 원본 ----

(4장째) A사에게서 받은 근무경력 확인서가 진실된 것임을 선언하는 선언서(일문)

(5장째) A사의 근무경력 확인서(일문)

(6장째) 아포스티유 공증 관련 문서(일문)

---- 여기까지 일본에서 아포스티유 공증을 받은 문서의 원본 ---->

 

번역 공증 비용은 사무소마다 다른데 대략 5만 원 전후였습니다. 그리고 페이지가 많을수록 추가 비용이 발생하는 듯합니다.

 

이렇게 1건당 10만 원 이상을 투자해서 서류를 만듭니다...

 

2. 소프트웨어 기술자 경력 신고를 한다

기술자 경력신고 시에는 Windows PC, 은행 등에서 발급받은 공인인증서와 본인 명의의 휴대폰, 결제를 위한 카드가 필요합니다. (Mac에서는 경력 입력 이후의 프로세스가 불가능한 것을 확인했습니다...)

2-1. 소프트웨어 기술자 경력관리 시스템에서 경력을 입력한다

https://career.sw.or.kr/

소프트웨어기술자 경력관리시스템

인터넷에서 검색해서 국내에서 신고하듯 근무경력, 자격증, 학력 등을 채워 넣습니다.

 

국외기업의 경우는 어느 회사를 검색하든 나오는 경우가 드물기 때문에 직접 본인이 회사 정보를 추가하여 등록하면 됩니다.

국외기업 추가 시의 주의사항으로는 국외기업은 사업자 등록번호가 입력되지 않으며(일본 형식의 사업자 등록번호는 애초에 입력 길이 제한으로 입력도 불가능함), 국외의 전화번호와 우편번호는 정확한 입력이 불가능하므로 전화번호는 국번 없이 9999-9999, 우편번호도 999999와 같이 입력하면 됩니다. 회사의 주소는 번역 공증을 받은 한국어 번역본과 동일하게 기입해 줍니다.

 

국외기업의 근무경력 추가 시에는 본인의 근무경력 상세 내용과 함께 기업 확인자의 정보도 번역 공증을 받은 근무경력 확인서의 내용과 동일하게 기입해 줍니다. 근무경력 외의 확인 서류(자격증/졸업증명서 등)는 온라인 상에서 첨부파일로 제출이 가능하므로 해당 서류를 PDF 등의 포맷으로 첨부해 줍니다.

 

2-2. 근무경력 증빙 서류를 제출한다

사전에 준비한 아포스티유 공증, 번역 공증을 마친 고용보험 가입 증빙 서류와 각 기업의 근무경력 확인서를 KOSA에 제출합니다.

 

참고로 해외경력 관련 서류에 관해서는 우편으로 서류를 보낼 경우 반환신청을 하면 택배(착불)로 반환해 주기 때문에 반드시 반환신청서를 함께 작성하여 제출합시다. 직접 방문 시에는 원본 문서를 확인 & 복사 후 바로 그 자리에서 반환해 줍니다.

 

해외 학력, 경력, 자격사항 제출 서류

소프트웨어기술자 경력관리시스템

저는 현재 지방에 있으나 서울에 볼일이 있어서 겸사겸사 직접 방문해서 서류를 제출하였습니다.

 

앞에서 폐업한 회사의 개발 경력 증빙에 대해 이미 설명했습니다만 저도 신청하기 전에는 폐업한 회사의 근무경력 확인을 어떻게 해야 할지 몰라서 최악의 경우 그 부분의 경력은 포기할 결심을 하고 KOSA를 방문하였습니다.

 

그렇게 폐업한 회사에 대해서는 고용보험 가입 이력만 제출했는데 역시나 접수처에서의 답변은 기술자 신고는 그 서류만으로는 부족하며, 개발직에 종사하였다는 증빙서류(아포스티유 필수/번역 공증 필수)가 있어야 확인이 가능하다고 해서 그 부분은 미확인인 상태로 두기로 하고 나머지만 확인 신청을 하였습니다. 나머지 경력으로도 근무경력을 모두 합치면 딱 10년이 되기 때문에 비싼 아포스티유 대행을 이용하기보다는 일본에 갈 일이 있을 때 직접 공증을 받을 생각을 하고 있습니다.

 

2-3. 서류 확인 결과를 기다린다

경력심사가 완료되면 위와 같이 휴대폰 메시지와 메일로 연락이 옵니다. 이걸로 경력증명서의 발행이 가능해졌습니다.

 

참고로 경력 신규 신고는 초회 25,000원을 지불해야 하며 1년 뒤부터 매년 5천 원의 경력 관리비를 지불해야 하며 경력증명서는 초회 1번은 무료로 발급 가능하나 이후는 건당 2천 원을 지불해야 합니다. 그 외 경력 내용 추가 신고 시에 추가로 드는 비용은 없는 듯합니다.

 

 2-4. 경력증명서를 발급한다

위의 이미지는 제가 직접 발급받은 경력 증명서입니다. 미확인된 근무경력도 경력증명서에 포함시켜 발급이 가능하며 근무처 경력사항의 맨 마지막 줄에 미확인으로 되어 있는 것이 폐업한 회사의 경력입니다. 현재 무직 상태라 현 근무처는 공란입니다.

 

그리고 저는 같은 회사라고 해도 도중에 소속 부서가 바뀐 경우는 근무경력 신고 시 각각 따로 신고했기 때문에 한 회사의 경력이라도 여러 줄로 표시되어 있습니다(1장의 근무경력 확인서에 여러 부서를 기입한 경우가 이에 해당됨. 예) A주식회사 A개발팀 -> A주식회사 B개발팀으로 이동).

 

참고로 저는 프린터를 가지고 있지 않았기 때문에 PC방에서 출력하였습니다. 대학가에 있는 출력/인쇄소에서 증명서 발급은 안 되는 곳이 대부분인 것 같습니다. 증명서이기 때문에 PDF로 저장도 안 되고... 

 

 

마지막으로

한국에서 취업활동을 시작하려고 채용 사이트를 돌아보니 경력 증명서 제출이 필요한 경우가 더러 있어서 혹여 가고자 하는 회사에서 증명서 발급을 요구할까 싶어서 이렇게 기술자 신고 & 경력증명서 발급을 해 보았습니다.

 

어디까지나 제 사례를 중심으로한 글 입니다만 저처럼 해외에서 IT업무를 하다가 한국에 돌아와서 경력을 증빙하고 싶으신 분들에게 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.

 

+

첨부파일은 선언서와 근무경력 확인서, 고용보험 이력용 선언서의 샘플 파일입니다.

 

 

+ 2019.12.30 추가

이전에 KOSA에서 확인이 불가능했던 폐업한 회사에 대한 근무이력에 대한 등록도 마쳤기에 그에 대한 내용을 추가합니다.

11월에 일본을 잠시 방문하여 [고용계약서]와 [퇴직증명서]를 이전에 했던 서류들과 동일하게 선언서를 포함하여 아포스티유로 공증받고, 한국에서 번역공증을 거쳐 KOSA에 제출하여 경력을 인정 받았습니다.

참고로 고용계약서에 기재하는 근무내용에 [개발]에 대한 언급이 있으면 기술자로 인정 받을 수 있으나, 그렇지 않으면 경력을 인정해 주지 않으니 주의가 필요합니다.

 

이것으로 저의 일본 IT 경력의 KOSA 등록을 모두 마쳤습니다.